Langkah-langkah membuat surat berantai MS Word 2007

1.      Buatlah data terlebih dahulu daftar nama dan alamat dll orang yangdituju dalam MS Excel

2.      Lalu buka MS Word untuk mengetik surat.

Namun sebelum pengetikan surat dimulai, alangkah lebih baik untuk menggabungkan data penerima surat dengan surat tersebut.

Dengan cara :

a.       Klik tools mailings lalu pilih Select Recipients

Setelah memilih “Select Recipients” maka akan muncul 3 pilihan, pilihlah “Use Exiting List”

b.      Setelah memilih “Use Exiting List” maka akan muncul kotak dialog “Data Source”.

Pilihlah “Connect To New Data Source”. Carilah data penerima surat yang telah diketik.

c.      Setelah data penerima surat dipilih, maka akan muncul kotak dialog “Select Table”. Pada tabel di bawah ini terlampir pilihan sheet berapakah yang akan kita pilih dalam data penerima surat yang telah kita pilih tadi. Klik Sheet1$ apabila data anda berada pada sheet pertama dst.

d.      Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, maka anda sudah dapat memulai untuk mengetik surat anda.

3.      Cara menggabungkan data penerima surat dengan isi surat.

Saat anda akan mengetikkan nama penerima dalam surat, dapat dilakukan dengan cara :

·         Pilih “Insert Merge Field” dan pilih field yang akan disisipkan ke dalam surat.

      Contoh :

Jakarta, 11 Juni 2014

Kepada

«NAMA»

«JABATAN»

«ALAMAT»

          Dengan hormat,

4.      Cara melihat hasil penggabungan surat yang telah dibuat.

Pilih “Preview Results” dan anda bisa melihat lembar-lembar berikutnya dengan cara klik “Next Record” atau lembar terakhir dengan cara klik “Last record” dan sebaliknya.

5.      Langkah terakhir dalam pembuatan surat berantai adalah dengan memilih perintah “Finish & Merge”

Lalu akan muncul pilihan yang terdiri dari :

-          Edit Individual Documents : meng-edit atau merapikan lembar-lemar surat yang sudah tercetak dengan masing-masing nama penerima surat secara manual atau satu per satu.

-          Print Documents : mencetak lembar-lemar surat yang sudah tercetak dengan masing-masing nama penerima surat.

-          Send E-mail Messages : mengirim document melalui E-mail.

Sekian dulu, contoh langkah-langkah pembuatan surat berantai ini saya share-kan ke anda, apabila ada saran dan masukkan mohon tinggalkan comment di bawah ini, thanks.